企业打印流程规范化：制定公司级的打印管理政策

打印是办公室最容易被忽视的开支。但如果你仔细算账，会发现打印成本能占到企业 IT 预算的 15%-20%。制定一套科学的打印管理政策，不仅能省钱，还能提升办公效率和环保形象。

企业打印成本的黑洞

一个 200 人的公司，打印成本的构成是这样的：

• 设备投入：初期购置 + 每年维护 + 折旧 = 年均 80000 元
• 耗材成本：墨粉、纸张、硒鼓等 = 年均 120000 元
• 人工成本：IT 部门维护、前台补充纸张、员工等待时间 = 年均 50000 元
• 隐形成本：纸张浪费、误打、打印机故障导致的工作延误 = 年均 30000 元

总计：年均 280000 元，人均 1400 元。这个数字往往会让管理层吃惊。

第一步：制定打印政策文件

一份好的打印政策应该包括：

• "能不打就不打"的原则：除非必须打印存档，否则优先使用电子版。例如会议记录、日报等可以完全电子化
• 打印流程审批：某些部门（如市场部）的大量打印需要得到部门负责人的批准
• 彩色打印限制：彩色打印成本是黑白打印的 3-5 倍。建议限制彩色打印只用于对外文件（如合同、方案书）
• 双面打印强制执行：制定规则，不允许单面打印除非有特殊原因
• 纸张规格统一：公司统一采购 80g 再生纸，避免不同员工各自采购

第二步：硬件配置优化

很多企业的打印机配置不合理，导致浪费。改进方案是：

• 集中式而非分散式：不是每个部门都需要自己的打印机。建议采用"打印中心"模式，全公司共享 2-3 台高效打印机。这样既便于管理，也能通过批量采购降低成本。
• 选择支持网络打印的设备：员工可以从任何地方把文件发送到打印机。这相比本地打印机，能更好地控制打印队列和统计用量。
• 配置自动双面打印功能：新打印机几乎都支持自动双面，一定要启用。
• 使用打印流量卡：某些打印机支持流量卡（例如每月 5000 页的卡），这样可以提前锁定成本。

第三步：软件流程管理

除了硬件，软件流程也很重要。建议部署一套打印管理软件，具备以下功能：

• 用户认证：员工需要用工号登录才能打印。这防止了"乱打"并便于统计各部门的打印量。
• 配额管理：为每个部门或个人设定月度打印配额（例如财务部 5000 页/月）。超过配额需要申请。
• 打印队列管理：显示打印队列中有多少任务，员工可以在提交前看到要等多久。
• 详细日志：记录谁在何时打印了什么，便于事后追踪和优化。
• 成本统计：自动计算各部门的打印成本，月度报表提醒超支部门。

第四步：员工培训和意识提升

再好的政策，员工不配合也没用。建议的做法：

• 打印礼仪培训：在新员工入职时讲解公司的打印政策。包括如何正确使用打印机、如何报告故障等。
• 定期宣传：每月发一次"打印成本公开信"，告知全公司的打印数据和成本。有了对比，员工自然会更节约。
• 设立打印卫士：从各部门选一个"打印监督员"，定期检查是否有浪费行为（如重复打印、未及时清理打印机等）。
• 激励机制：打印量最少的部门可以获得奖励（如团队下午茶）。游戏化的方式往往比惩罚更有效。

第五步：特殊场景的打印方案

某些场景下的打印有特殊需求，应该制定针对性的方案：

• 财务报销单据：采用合并打印（如前文讲到的 2 合 1 或 4 合 1），可以节省 50% 纸张。
• 销售合同和方案书：这类文件确实需要彩色打印以提升专业度。建议采用"按需打印"，而非提前打一大堆。
• 大数据量报表：不要打印，用 PDF 或 Excel 电子版。如果一定要打印，采用压缩格式（例如 9pt 字体）。
• 会议资料：改为电子分发，与会者在平板上查看。必须打印的话，也采用双面。

打印政策示例

以下是一份简化的公司打印政策模板：

总结

打印管理看起来是小事，但从企业全局来看，这是一个投资回报率很高的优化项目。而且，通过减少纸张使用，企业的环保形象也会提升。最后，记住一个简单的口号："少打印一张纸，地球更绿一分"。