生成报销单有三种入口：已有纸质票据时直接手动填写；有电子文件时选择发票识别；还需要打印拼版稿时，从首页合成后继续。按本次材料选择，不必为了填单先上传文件或做拼版。
生成后需要完成三项检查：识别信息是否与原票一致，类别、用途及人员信息是否正确，下载的 PDF 或 Excel 是否完整。报销单与发票附件分别准备，不能用报销单代替原票。
先选适合本次任务的入口
| 手里的材料与目标 | 选择方式 |
|---|---|
| 已有纸质票据，只需填写费用明细 | 在报销单页面点击“手动填写报销单”，无需上传文件或 OCR |
| 只需要报销单，不需要打印拼版稿 | 进入报销单页面，直接选择本地发票 |
| 同时需要发票拼版稿和报销单 | 首页合成完成后，点击“生成报销单” |
| 已经有一份报销单，只需整理附件 | 按附件要求使用合并、拆分或拼版，不必重复生成报销单 |
直接选择文件时，当前支持 PDF、OFD、符合当前解析结构的数电票 XML，以及 JPG/JPEG、PNG、WebP、HEIC/HEIF 照片。一次最多 100 个文件，每个最大 10MB；XML 内容另限 4MB，并非任意 XML 都支持。读取失败时按报错处理，可改选开票渠道提供的同张票 PDF，不通过改后缀转换格式。先排除重复票和其他批次材料。
不上传文件：手动填写三笔费用
- 打开报销单页面，点击“手动填写报销单”。
- 填写第一项“价税合计（元）”，按需要选择默认空白的“报销类别”，填写“实际用途 / 备注”；编号自动生成。
- 点击列表末尾“添加 1 个条目”补充下一项，也可用“添加 5 个条目”或“添加 10 个条目”批量补录；多余条目可用右上角灰色“删除”移除，随后自动重新编号。
- 核对金额及合计后，点击“信息正确，生成报销单”，进入第二步填写报销人、部门和报销日期。
- 选择模板，分别下载需要的 PDF 或 Excel，再打开实际文件检查。
计算示例：三笔费用为 12.00、30.00 和 18.50 元，合计应为 60.50 元。若删除 30.00 元这一项，应剩两项，合计 30.50 元；编号和导出明细都应对应这两项。此例用于说明核对方法，不代表已验证票据。
新增按钮按所选数量追加空白行，不会复制上一项或触发 OCR；新行连续编号，类别默认空白，原有内容保留。请填写每项金额，或删除不需要的空白行，再生成报销单。金额输入会过滤文字，超过两位小数按四舍五入处理，结束编辑后补齐两位，仍需逐项对照原票核对。添加费用不会生成或验证发票，也不替代接收方要求的纸质票据。
识别完成后，先对照原票
贯穿示例：本次有去程交通、酒店住宿、返程交通三笔费用，分别准备对应票据。住宿另有账单时，先分清它是补充附件，还是另一笔费用，不因为多了一个文件就新增同额报销项。此例用于说明流程，并非本次识别实测。
XML 中可读取的信息会预填，其他格式尝试本机文字识别；首次使用需联网加载资源。识别结束后，先分别打开三笔费用的原票，再核对展示信息。
| 核对项目 | 检查方法 |
|---|---|
| 销售方名称 | 与原票对应字段核对，不凭名称推断费用类别 |
| 金额 | 分清不含税金额、税额和价税合计，核对小数点及正负号 |
| 开票日期 | 对照原票检查年月日，避免与其他日期混淆 |
| 发票号码 | 检查是否完整，是否误读、漏位或与其他票据重复 |
当前界面将名称展示区标为“销售方 / 发票名称”。核对销售方时仍应回到原票的对应字段逐字检查，不能把发票名称或服务内容当成销售方名称，也不据此认定费用类别。
例如，示例住宿票不含税金额为 100.00 元、税额为 6.00 元、价税合计为 106.00 元。先按单位要求确认采用哪种金额口径，再核对对应数值，不仅看一个总数是否合理。
先逐项核对，再检查合计。总额看起来合理，不能证明每张票都已正确列入；某项金额缺失、重复记录或识别错误，都可能影响结果。多页材料也应对照原票检查，不能用文件数推算费用明细行数。
明确哪些字段能改，再填写类别和用途
已有纸质票据时，可在报销单入口点击“手动填写报销单”，不上传文件、不进行 OCR。列表末尾可按 1、5 或 10 个条目追加空白行，填写金额、类别和用途；右上角“删除”可移除多余记录，随后自动重新编号。当前页面可填写报销类别、实际用途，以及人员和项目信息；金额可按原票直接编辑，修改后同步更新合计、PDF 和 Excel；销售方、开票日期和票号仍是展示值。
- 逐项按需要选择默认空白的“报销类别”，填写“实际用途 / 备注”，如“杭州差旅住宿”。
- 同类别有多张票时，可以勾选后在“批量设置所选发票类别”中选择类别，再点击“应用”。
- 核对完三笔费用后，点击“信息正确，生成报销单”进入第二步；填写报销人和部门，按需展开默认闭合的“填写员工编号、项目和单号（可选）”。
- 检查自动带出的常用信息是否仍适合本批，避免沿用上一位报销人或上一个项目。
继续以上例：去程、返程分别按实际用途填写，住宿项可写“杭州差旅住宿”。类别以本次单位要求和实际费用为准，不因销售方名称相似就给所有票统一分类。
展示值缺失或有误时先核对源文件，必要时重新获取清楚文件再准备。仍不正确时记录异常字段并反馈，或按单位允许的方式另行填写正确报销单；不能用凑合计掩盖单项错误。
单条“重新识别”只处理该编号对应的页或拼版格子；“全部重新识别”会从本批原文件重新生成识别条目，可能恢复先前删除的条目。仍在列表中的手改金额、类别和用途会保留，当前手动条目不会被清空；已删除的手动条目需要重新添加。
第二步：选择模板，保存 PDF 或导出 Excel
- 检查折叠区外的“报销日期”，新建报销单默认当天，可按本次要求修改；它不改变原票的开票日期。员工编号、项目和单号按需展开填写。
- 在“打印预览”选择“费用报销单”或“差旅费报销单”，以单位模板要求为准。
- 检查三笔费用的类别、用途和金额，以及报销人、部门、项目和签字栏。手机上可左右滑动查看完整表格。
- 点击“保存 PDF”，等待下载完成，再打开实际文件。需要电子明细时，另点“导出 Excel”，下载本次发票信息 .xlsx。
“导出 Excel”保存的是本次已列入报销单的发票明细，包含人员与项目信息，以及编号、源文件名、销售方、发票号码、日期、价税合计、类别、用途和合计。它不使用费用或差旅模板的打印版式，也不包含原票附件。PDF 和 Excel 都在浏览器本机生成，按需要分别下载。
继续三笔费用示例：打开 Excel，应能找到去程、住宿、返程三行，逐项核对票号、类别、用途和金额，再核对合计。长发票号码按文本保存，未识别金额留空且不计入合计；总额合理不代表每行都完整。导出后在 Excel 中修改，不会同步改回网页。需要重选来源文件时，点击“重新选择文件”；只需重试一条时，用该编号右侧的“重新识别”；需要重读本批原文件时，再用“全部重新识别”。
点击“保存 PDF”后，打开实际下载的文件，确认模板、人员信息、明细及合计与预览一致。明细较多时，继续检查后续页面有没有漏行、截断或内容重叠。报销单页数由模板和明细排布决定，不能按发票张数推算。
手动条目只填写金额、类别和用途，没有自动取得的源文件名、销售方、发票号码或开票日期，Excel 对应列会留空。这不表示生成了新的发票，也不能将报销日期补当作开票日期。
保存后，再核对三笔费用与附件
对照示例，从下载报销单的去程、住宿、返程三项分别找到票据，再从每份附件回查对应费用。住宿如果还有账单或多页明细，按接收要求准备完整；补充附件不应被误作重复费用。
同一张票可能有 PDF、照片或不同文件名，结合号码、日期和金额核对。负数或红冲材料应先确认本次如何列入，不擅自改成正数。
离开页面前，确认文件已经保存
填写并核对完成后，请下载并打开需要的 PDF 或 Excel，确认保存的是本次版本；刷新或关闭页面后，本批明细无法恢复。识别明细、手动条目及金额修改都只在当前会话中；人员等常用信息会缓存，新建报销单的日期默认当天。下载文件不能导回网页恢复草稿。
最后从报销单每项明细找到对应票据，检查金额、用途和附件是否一致，再按接收要求提交。
