一次报销怎么保存材料？分清报销单、源文件和提交版本

先分清本批材料的用途

具体需要保留哪些材料、保存多久，按单位要求执行。以下目录是工作副本管理示例，不是法定归档规定。

一个报销批次，按用途建目录

来源文件可保留原名，在清单中记录对应关系。工作副本标用途，例如“交通_2合1_打印稿.pdf”；已提交文件使用实际日期标记，避免只留下“最终版2”“最终版3”。

报销单保存后，还要保存对应附件

1. 第一步核对票面信息、类别和用途，再点击“信息正确，生成报销单”；第二步核对人员和项目，选择模板保存 PDF，按需另行导出 Excel。
2. 打开下载的报销单，检查合计、分页和明细。
3. 按接收要求准备逐条附件、连续 PDF 或纸质拼版稿。
4. 将实际提交的报销单和附件放入同一批次的已提交目录。
5. 记录费用行与源文件、最终附件位置的关系。

示例：报销单第 2 项为住宿，对应“酒店.pdf”两页；最终连续附件第 2—3 页也是这份住宿材料。不能只记录“酒店一个文件”，却遗漏第二页明细。

纯手动填写时，PDF 或 Excel 只记录您输入的费用明细，不包含纸质原票。纸质票据按接收要求另行准备；金额更正、删除条目或修改报销日期，都不会修改原票及其开票日期。

用一张清单连接费用与文件

如果系统逐条收附件，就把位置记为对应费用记录，而不是 PDF 页码。同票同时有 PDF 和照片时，先结合号码、日期和金额核对，避免误列成两笔费用。

补交或改版时，另存版本再核对

例如，第一次交二合一打印稿，后来要求长明细单独打印。应从源文件重排，另存补交版本，并记录替换了哪一页；如果材料内容或费用项有变化，也要重新核对报销单。

不要只换纸上的一页，却继续保留旧电子附件作为最终版。已提交记录用于说明当时交过什么，工作稿则可以继续修改；分清两者后再处理旧版本。

收尾时从两头检查

• 从报销单逐项找到对应附件，确认材料完整。
• 从附件回查报销单，确认没有其他批次或重复费用。
• 确认源文件可打开，没有被处理结果覆盖。
• 确认最新提交版本、补交说明与实际交付一致。

以后需要重排或补页，从源文件重新准备。下载目录中的同名序号只能说明又下载过一次，不能自动说明哪个版本已经提交。